Внедрение 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Документооборот в компании по торговле лабораторным оборудованием / Универсальные решения / Проекты

Внедрение 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Документооборот в компании по торговле лабораторным оборудованием

Заказчик

Компания: ООО «Мелитэк» — крупный поставщик исследовательского оборудования и сервисных услуг. В своей сфере является монополистом. Основным направлением деятельности является комплексное решение задач производственных и исследовательских организаций в области материаловедения, химического и фазового анализа, а так же физико-механических испытаний.

Ситуация

Весь учет велся в одной единственной устаревшей базе данных Бухгалтерия 2.0. Система была предназначена для сдачи бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Управленческие данные там не формировались. Соответственно - проблема формирования управленческой отчетности оставалась открытой.

До обращения в RG-Soft ООО «Мелитэк» пытались внедрить программное решение Управление торговлей (УТ). Как и в большинстве случаев неудачных внедрений отсутствовал комплексный подход к постановке учета. В проекте не было методолога, который должен был вникнуть в бизнес-процессы компании. Поэтому Заказчик и разработчик не смогли найти общий язык и успешного внедрения конфигурации так и не состоялось.

Проблемы:

1. Отсутствие понимания текущего состояния заказов клиентов. На каком этапе находится заказ, где находится товар, полностью ли клиент обеспечен товарами. Все эти данные были разрозненными. Это тормозило работу подразделений и ухудшало клиентский сервис.

2. Невозможность отслеживания потоков денежных средств. Вся учетность велась в отдельных файлах в Microsoft Excel на ручном уровне. Финансовому директору важно предупреждать кассовые разрывы и иметь четкое понимание, когда ожидаются поступления от клиентов, когда предполагаются расходы и оплата поставщикам.

3. Все управленческие отчеты также сводились в Microsoft Excel.

4. Полностью отсутствовало бюджетирование и долгосрочное планирование по доходам-расходам, продажам и движению денежных средств.

5. Отсутствовала единая точка входа и коммуникации между пользователями:

Отдел логистики имел свою таблицу по поставщикам в Microsoft Excel
У менеджеров по продажам существовали разные форматы коммерческих предложений, каждый вел собственную таблицу по клиентам
Бухгалтерия вела учет в БП 2.0
Юристы вели реестр договоров в Microsoft Excel
Кладовщик работал в системе Microsoft Access, остатки у кладовщика и остатки у бухгалтерии никогда не совпадали.
Вся коммуникация, начиная с переписки с клиентом и заканчивая отгрузкой товара, происходила в почтовом клиенте Outlook. Быстрый и систематизированный поиск нужной информации был невозможен.

Решение: Оптимальной конфигурацией для решения поставленных задач стала Комплексная автоматизация (КА). Параллельно было решено внедрить систему Документооборот, поскольку компания использует несколько десятков видов документов, в том числе договоры и сертификации. Этапы работы с ними прямым образом влияют на все бизнес-процессы компании.

Что мы сделали?

Автоматизировали процесс подписания договоров с клиентами и поставщиками. Все изменение и доработки теперь проводятся в единой системе. Параллельно внедрили Документооборот (ДО). Ранее секретарю приходилось вручную перемещать документацию между отделами, поскольку процесс согласования договоров происходит на нескольких уровнях. Это отнимало большое количество времени, поскольку в бизнес-процессах компании участвует несколько десятков видов документов. Также невозможно было отслеживать этапы согласования документа. Система позволила настроить процессы согласования на уровне одной базы, исключив бумажную волокиту: задавать сроки согласования в отделах и писать комментарии к документу в единой рабочей среде.
В КА доработали функционал по загрузке прайс-листов поставщиков в различной структуре и по различным шаблонам поставщиков.
Автоматизировали загрузку файла от таможенного брокера
Реализовали сквозной двойной учет товаров по всей программе: одновременно можно отслеживать движение товара как в разрезе оборудования, так и в разрезе всех расходников (деталей), из которых оно состоит.
Реализовали целый ряд управленческой отчетности: по денежным средствам, доходам и расходам.
Реализовали отдельный отчет по отслеживанию выполнения обязательств по договорам - удобный инструмент для юристов, который позволяет заранее определить все риски по невыполнению условий договора.
Разработали расширенный функционал платежного календаря на базе типового
Перевели бухгалтерский учет в базу КА. Это позволило убрать рассинхронизацию данных между оперативным учетом и бухгалтерским, стало возможным гораздо быстрее оформлять отгрузки клиентам и отслеживать статусы заказов.
Появилась возможность отслеживать все задачи пользователей и присылать им напоминания.
Доработали документ коммерческого предложения под требования заказчика. Печатная форма формируется на двух языках: русском и английский в формате Word. Документ формируется как конструктор. Пользователь может настраивать блоки, которые необходимо вывести в файл Word.
Разработали отдельный модуль для учета работы сервиса гарантийного обслуживания. Модуль фиксирует в документе все выезды сотрудников.
Разработали модуль для расчета премий сотрудникам сервиса, исходя из совершенных выездов. Модуль также формирует отчетность, которая анализирует деятельность сервиса за определенный период.

Текущая ситуация

Идет внедрение бюджетирования: 3 мастер-бюджета (на этапе моделирования):

БДР (бюджет доходы-расходы)
БДДС (бюджет движения денежных средств)
Баланс

Начинаем согласование тендерного процесса, настраиваем интеграцию с тендерной площадкой. Система документооборота будет получать данные о статусах и ходе процесса тендера.

Поделиться ссылкой:

Внедрение 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Документооборот в компании по торговле лабораторным оборудованием