Бюджетирование
Бюджет есть математическое подтверждение наших подозрений.
А. А. Латимер
Современные реалии кризиса, а также перманентная нехватка средств заставляют предприятия искать новые инструменты управления финансово-экономической ситуацией. В такие периоды топ-менеджеры компании хотят иметь возможность прогнозировать будущее, чтобы иметь возможность выстроить всевозможные варианты развития событий и выбрать из них наиболее оптимальный. Бюджетирование является одной из составляющих системы финансового управления, основная цель бюджетирования - оптимальное распределение ресурсов компании во времени, таким образом можно смело утверждать, что одним из главных инструментов для решения поставленных задач является внедрение на предприятии автоматизированного процесса бюджетирования.
Основные проблемы при постановке процесса бюджетирования на предприятии
Низкая вовлеченность ЦФО в планировании и оценке бюджета
Очень часто бюджет составляется и планируется исключительно планово-экономическим отделом без вовлечения ЦФО при том, что запланированные бюджеты исполнять придется как раз ЦФО, а не ПЭО
Отсутствие роли владельца процесса бюджетирования (бюджетного контроллера)
В компании должен быть выделен человек, для которого планирование и контроль бюджета будет основной задачей – этот сотрудник будет должен также отвечать за оперативное решение сложных или спорных вопросов и урегулирование разногласий между пользователями.
Отсутствие четкого регламента бюджетирования
Для постановки бюджетирования необходимо провести трудоемкий предварительный анализ, определив центры финансовой ответственности и ответственных, виды бюджетов, а также разработать внутреннюю учетную политику, систему планирования, анализа и регламентации
Попытка объединить несколько форм бюджета в одну
Как говорил Шекспир в трагедии «Король Лир»: «Стремясь к лучшему, мы часто портим хорошее». Очень часто компании в стремлении получить полную по их мнению картину бюджетирования придумывают собственные формы бюджетов, в которых объединяют БДР с БДДС, а также прочими видами бюджетов, получая в результате так называемую «простыню», которая только запутывает сотрудников, а не дает ответы на вопросы. БДР и БДДС это самостоятельные виды бюджетов, каждый из которых служит своим целям и отображает информацию под своим углом.
Чрезмерная детализация бюджетов
Порою сотрудник ПЭО, при составлении бюджета включает творческую жилку, и на выходе мы получаем бюджет с избыточной детализацией - это может выражаться как в наличии лишней аналитики, так и слишком коротким периодом планирования (например, попытка детализировать расходы ДС по неделям и даже дням)
Игнорирование скользящего метода при планировании бюджета
В условиях высокой неопределенности можно и даже нужно применять этот метод. Он заключается в том, чтобы планировать бюджет на определенный период, при этом периодически (как правило, каждый месяц), пересматривая и корректируя запланированный бюджет исходя из фактических данных за прошедший период и внешних факторов. Этот метод широко используется при планировании бюджета проектов.
Игнорирование реальных потребностей
Очень часто основой бюджетов планирования являются данные прошлых периодов, при этом реальная потребность рынка напрочь игнорируется, в результате чего мы получаем огромные расхождения между планом и фактом
Отсутствие регулярного контроля исполнения бюджетов
Очень часто сотрудники предприятия считают свою миссию выполненной после того как бюджет запланирован и утвержден, забывая, что без постоянного контроля исполнения эффект от системы бюджетирования снижается до нуля
Отсутствие связи системы бюджетирования с системой управленческого учета
Иногда компании сталкиваются с проблемой, что для анализа запланированных бюджетов система управленческого учета не может предоставить оперативную информацию по предусмотренным в бюджетах аналитическим разрезам, т.е. управленческий учет в силу своей реализации оказывается просто неспособным предоставить нужные данные.
Все эти факторы являются постоянными спутниками традиционных систем планирования и контроля и приводят к тому, что компания не может ни получить в итоге реальную картину планирования, ни провести анализ безубыточности, ни определить чувствительность сформированных бюджетов к возможным изменениям, ни определить ответственных за невыполнение планов и.т.д.
В свою очередь, существование рассмотренных проблем объясняется также наличием целого ряда причин, ограничивающих или препятствующих внедрению и развитию бюджетирования в компаниях:
- Отсутствие нормативной базы для разработки бюджетов.
- Несовершенство организационной структуры компаний, отсутствие планово-бюджетных отделов.
- Отсутствие налаженной системы документооборота, низкий уровень автоматизированности деятельности.
- Отсутствие налаженной системы контроля, чрезмерное давление, приоритет текущих дел, недостаток времени.
- Дефицит высококвалифицированных работников.
- Недостаток финансовых ресурсов
Что делать?
Единственно хороший бюджет – сбалансированный.
Адам Смит
Одним из способов устранить или как минимум контролировать отмеченные выше недостатки является автоматизация системы бюджетирования, однако, очень важен тщательный предварительный анализ и контроль, чтобы внедряемая система ни в коем случае в итоге не перевела просто все вышеперечисленны недостатки на новый, более высокий технологический уровень, который за счет более развитых инструментов управления позволит на некоторое время сгладить существующие проблемы, а не полностью их устранить.
В линейке программных продуктов от фирмы «1С» есть несколько программных продуктов, позволяющих автоматизировать систему планирования и бюджетирования. Самыми популярными и эффективными из них являются «1С:ERP Управление производственным предприятием» и «1С:Управление холдингом».
«1С:ERP Управление предприятием 2»
В рамках функционала бюджетирования программного продукта решается одна из основных задач управления предприятием – комплексная оценка эффективности используемых моделей бюджета. Ключевыми возможностями системы бюджетирования являются:
Моделирование финансовых планов
Программа предоставляет гибкий и удобный инструмент для разработки моделей бюджета с регулируемой глубиной детализации, индивидуальной настройкой каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности, неограниченным количеством одновременно используемых моделей, а также возможностью оперативной и безболезненной замены одной модели на другую.
Лимитирование расходов денежных средств
Для целей повышения внутренней дисциплины предприятия с точки зрения расходования денежных средств предусмотрена возможность установки для бюджетных статей индивидуальных типов лимитов.(разрешающий, дополнительно ограничивающий, информационный).
Оценка отклонений фактических данных от плановых
Сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния предприятия осуществляется в рамках бизнес-модели с возможностью использования различных сценариев (например, Квартальный план и Квартальный план с учетом внешних факторов) с оценкой итоговых сумм в валютах операции, сценария, управленческого/регламентированного учета. Для упрощения процедуры сравнения предустановлен сценарий Фактические данные, в качестве источников которого могут быть задействованы оперативный учет, регламентированный/международный учет, произвольные данные
Использование интеграционных связей
Интеграционные возможности бюджетирования позволяют учитывать при построении бизнес-модели бюджета данные из других источников (например, планы продаж, закупок, производства).
Комплексный анализ достигнутых результатов
Анализ бизнес-модели позволяет провести комплексную оценку баланса исполнения подчиненной системы бюджетов с точки зрения соответствия полученных расходов и доходов. Развернутый анализ может быть произведен с использованием трёх различных типов бюджетных отчетов:
- Бюджет – отображает только плановые значения,
- Сравнение сценариев – позволяет сравнивать разные планы и контролировать отклонения по бюджетным статьям,
- План-фактный анализ – позволяет сравнивать выбранный сценарий с фактическими данными, полученными за отчетный период.
Регламент бюджетного процесса
Для ускорения процедуры согласования и исполнения бюджетного процесса предусмотрен отдельный механизм, позволяющий с помощью установленного пользователем регламента ужесточить контроль за своевременным выполнением конкретных операций ответственными сотрудниками. Гибкость настройки осуществляется при помощи разделения операций по группам и выбора наиболее оптимального варианта их исполнения Последовательно или Параллельно.
Оценка исполнения бюджетного процесса
Для упрощения контроля за своевременным выполнением бюджетного процесса предусмотрено отдельное рабочее место - Монитор бюджетного процесса. Ключевым достоинством рабочего места является компактное представление больших объемов данных, облегчающее принятие управленческих решений, основанных на визуальной оценке:
o планового и фактического времени потраченного на выполнение бюджетных задач;
o прогнозного времени окончания бюджетного процесса.
«1С:Управление холдингом»
Подсистема «Бюджетирование» программного продукта дополнительно ориентирована на группы компаний, которым необходимо видеть как данные отдельных организаций, так и консолидированную информацию. Помимо функционала, реализованного в 1С:ERP, «1С:Управление холдингом» предоставляет:
Возможность эффективнее планировать и нормировать расходы благодаря
- использованию помимо сценариев "План" и "Факт" промежуточного слоя данных "Резерв", представленного графиками начислений и платежей, заявками на операцию, а также новым документом планирования "Резервирование бюджета";
- обеспечению эффективных коммуникаций в ходе планирования благодаря новым функциям комментирования и управления версиями бюджетов; сокращению сроков и повышению качества планирования и оперативного анализа исполнения бюджетов за счет использования тонкого, веб-клиента и специального add-on клиента для Microsoft Excel;
- автоматическому пересчету зависимых бюджетов
Расширенный функционал управления инвестиционными проектов
Более широкие интеграционные возможности, в частности возможность использования данных внешних информационных баз без выгрузки их в собственную информационную базу, используя отчеты и настройки синхронизации.
