Документооборот, электронный архив
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Объем документооборота в мире неуклонно растёт. Годовой прирост документов в нашей стране иногда достигает 20 %. Если в организации не используется система автоматизации электронного документооборота, то качество обработки документации невольно снижается, растут трудозатраты. Это может повлечь за собой ряд других проблем. Рассмотрим некоторые из них:
- Потеря документов.
Чаще всего причиной потери документов является человеческий фактор. Документы теряются при передаче другим лицам, переезде, нарушении правил хранения. Утрата документов грозит штрафами от контролирующих органов, большими неприятностями в рамках претензионной работы, потерей финансов, времени и нервов при восстановлении документов. - Превышение сроков согласования.
Процесс согласования документа может быть довольно продолжительным. Особенно актуальна эта проблема, если в согласовании участвует большое количество людей. В таком случае становится сложно соблюсти сроки согласования, отследить кто, когда и какие внёс правки в документ, у кого именно документ находится в данный момент. - Нарушение конфиденциальности.
Обладание конфиденциальной информацией конкурента – один из методов борьбы за успешность в бизнесе. Утечка информации влечёт за собой вероятность упущения коммерческой выгоды, приводит к потере преимуществ перед конкурентом. Информация о размере зарплаты сотрудников, их персональные данные тоже должны быть защищены. Сотрудник в праве подать в суд на организацию за обнародование личной информации. - Потеря рабочего времени.
При ручной обработке документов много времени тратиться на их поиск и сортировку. Это приводит к потере производительности сотрудников, работающих с большими объёмами документации. - Неправильное оформление.
При неправильном оформлении некоторых видов документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции контролирующими органами.
Польза системы «1С:Документооборот»
Для поддержания конкурентоспособности и эффективности работы организации, для повышения производительности труда персонала и руководства рекомендуется внедрение системы электронного документооборота.
Программное решение «1С:Документооборот» обладает следующими инструментами автоматизации:
- соответствующий ГОСТам и российскому законодательству принцип учёта входящей, исходящей и внутренней документации;
- работа с документами разных типов: текстами, аудио и видеофайлами, архивами, приложениями и др.;
- быстрый поиск и доступ к разрешённым документам;
- подписание документов с помощью электронной цифровой подписи;
- реализация сложных видов согласования документов;
- доступ к программе с мобильных устройств;
- штрихкодирование документов;
- управление правами доступа;
- безопасность и конфиденциальность хранения документов;
- отслеживание этапов работы с каждым документом;
- автоматическая загрузка документа со сканера или из электронной почты;
- интеграция с другими современными прикладными решениями фирмы «1С»;
- учёт рабочего времени каждого сотрудника;
- архивное хранение и многое другое.
