Переход на 1С:ЗУП с иностранного софта

Законодательство в нашей стране не стоит на месте, особенно в части кадрового учета и расчета заработной платы. Поэтому если HR-директору представительства международной компании, пришла идея перейти с зарубежного ПО на 1С, значит речь, скорее всего про 1С: ЗУП. Основные преимущества 1С: ЗУП, которые заявляются топ-менеджерами как причины инициации проекта:

На следующим шаге составляются всевозможные тендерные задания и/или запросы на подбор персонала, призванные сформировать команду внедрения, составляется календарный и финансовый план будущего проекта. В календарном плане красной чертой выделяется дата старта в новой системе.

А потом начинаются «грабли».

Расскажем о 4 самых распространённых проблемах с которыми можно столкнуться при решении этой задачи. И так, поехали.

Базой для этой идеи является сам факт наличия коробочного решения и необходимостью его кастомизации. Для доработки нужен программист, значит – будем искать программистов или, при наличии таковых в штате, привлекать их к решению задачи.

Чтобы справиться с задачей, такому специалисту придется:

Времени на составление ТЗ и программирование у него не останется.

Это была первая попытка перехода на новую систему. Далее станет понятно, что формировать целую команду с менеджером проекта, методологами и консультантами, потребность в которой отпадет по завершении проекта – нецелесообразно, нужно искать команду внедрения на аутсорсинг.

О важности даты 1 января задумываются немногие бизнес-пользователи и только те, кто знает, как считать налоги. Налоги и взносы по законодательству РФ считаются нарастающим итогом с начала года. Соответственно, чем позже старт, тем больший объем данных придется загружать и верифицировать.

Вариант здесь всего 1 – загрузка оборотов по налогам и взносам из исходной базы. В этом случае главное, чтобы данных в принципе хватило. Ориентир – сдача отчетности из исходной системы вручную – это значит, что данных не хватает, возникает существенная нагрузка на бизнес по восстановлению недостающих данных, которую переложить на аутсорсинг уже не получится.

Кейс: компания Х, перешедшая на 1С с HRB. Из-за задержки с выбором поставщика и подписанием договора, не успели на 01.01.2019. Переходили с 01.04 – т.к. согласно техническому аудиту исходная система могла хранить данные о дате получения дохода для 6-ндфл. В процессе работы выяснилось, что эти даты не использовались в первичных документах и вносились уже вручную в отчетность. Разработчики быстро реализовали механизм миграции данных, а бизнес-пользователи по сданной отчетности восстанавливали даты, которые ранее нигде не хранились. За 3 месяца для 1500 человек. Объемы сверхурочной работы можно себе представить.

P.S. Хорошо еще ошибок в исходных данных не было, иначе это была бы вторая, но не последняя попытка перейти на 1С.

Всегда есть некоторое количество требований, обусловленных отличиями в реализации одного бизнес- процесса в разных системах. Важно, чтобы по крайней мере в первую очередь (must-have for start) попали только те доработки, которые напрямую следуют из требований законодательства и/или внутренних корпоративных политик. Если компания сдает отчетность по МСФО, то проводки по счетам МСФО в 1С должны формироваться. Но если в исходной системе иные правила округления или доплаты по отсутствиям считаются внутри документа-основания, а не при расчете за весь месяц – это нужно отложить не менее, чем на полгода после старта. 99%, что требования такого порядка (возникшие «с непривычки») потеряют актуальность.

Теперь немного практики из нашего опыта

Компания Y, переход с АС400 на 1С – расчет отпусков был по иным правилам, отличающимся от стандартного расчета по среднему. Всем считали «по окладу», исходно требовали доработку. При переходе разделили начисление на 2 – расчет отпускных и доплату до оклада по отпускным. Результат не изменился, расчет стал более прозрачным, в том числе и для аудиторских проверок.

Параллельный учет – распространенная стратегия опытной эксплуатации при внедрении новой системы. Она позволяет сравнить результаты работы новой и эталонной системы по всем вариантам применения, выловить максимум частных случаев и убедиться в жизнеспособности нового функционала. Тем не менее, начиная с 1000 сотрудников у HR-директоров возникают сомнения в его необходимости из-за высокой нагрузки на пользователей и рисками срыва дедлайнов по зарплате и отчетности. Старт промышленного использования функционала расчета зарплаты, который до этого был протестирован на минимальном объеме данных несет еще большие риски – неправильный расчет для всех случаев, в какой-то мере отличающихся от общего.

Здесь выход есть – параллельный учет по выборке сотрудников (не менее 5%, не более 10%), отобранных по принципу максимального разнообразия видов расчетов и разных ситуаций. Сотрудники в декретных отпусках, инвалиды, летчики-водолазы, нерезиденты, стажеры, сотрудники без сложных начислений.

Наш совет - точно не по регалиям и не по цене.

Основные критерии:

Все это можно проверить на сайте 1С, в разделе внедренные решения.

Даже если у вас много денег не пытайтесь купить команду на «фуллтайм», целиком под себя. Это не окупится. Партнер или честно откажет, с мотивацией «не бросаем действующих клиентов, ради потенциальных», либо предоставит команду из невостребованных сотрудников, либо наберет ее за 1 месяц на HH.ru. Это не позволит получить узкоспециализированную сработавшуюся команду, тем самым сведя на нет основное преимущество аутсорсинга.

Если у Вас есть задача по переходу на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 с какой-либо зарубежной программы, то мы можем рассказать о нашем обширном опыте в данной области, а также осуществить переход быстро и безболезненно.