Документооборот, электронный архив

Документооборот, электронный архив

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Объем документооборота в мире неуклонно растёт. Годовой прирост документов в нашей стране иногда достигает 20 %. Если в организации не используется система автоматизации электронного документооборота, то качество обработки документации невольно снижается, растут трудозатраты. Это может повлечь за собой ряд других проблем. Рассмотрим некоторые из них:

  • Потеря документов.
    Чаще всего причиной потери документов является человеческий фактор. Документы теряются при передаче другим лицам, переезде, нарушении правил хранения. Утрата документов грозит штрафами от контролирующих органов, большими неприятностями в рамках претензионной работы, потерей финансов, времени и нервов при восстановлении документов.
  • Превышение сроков согласования.
    Процесс согласования документа может быть довольно продолжительным. Особенно актуальна эта проблема, если в согласовании участвует большое количество людей. В таком случае становится сложно соблюсти сроки согласования, отследить кто, когда и какие внёс правки в документ, у кого именно документ находится в данный момент.
  • Нарушение конфиденциальности.
    Обладание конфиденциальной информацией конкурента – один из методов борьбы за успешность в бизнесе. Утечка информации влечёт за собой вероятность упущения коммерческой выгоды, приводит к потере преимуществ перед конкурентом. Информация о размере зарплаты сотрудников, их персональные данные тоже должны быть защищены. Сотрудник в праве подать в суд на организацию за обнародование личной информации.
  • Потеря рабочего времени.
    При ручной обработке документов много времени тратиться на их поиск и сортировку. Это приводит к потере производительности сотрудников, работающих с большими объёмами документации.
  • Неправильное оформление.
    При неправильном оформлении некоторых видов документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции контролирующими органами. 
    Польза системы «1С:Документооборот»
    Для поддержания конкурентоспособности и эффективности работы организации, для повышения производительности труда персонала и руководства рекомендуется внедрение системы электронного документооборота.

Программное решение «1С:Документооборот» обладает следующими инструментами автоматизации:

  • соответствующий ГОСТам и российскому законодательству принцип учёта входящей, исходящей и внутренней документации;
  • работа с документами разных типов: текстами, аудио и видеофайлами, архивами, приложениями и др.;
  • быстрый поиск и доступ к разрешённым документам;
  • подписание документов с помощью электронной цифровой подписи;
  • реализация сложных видов согласования документов;
  • доступ к программе с мобильных устройств;
  • штрихкодирование документов;
  • управление правами доступа;
  • безопасность и конфиденциальность хранения документов;
  • отслеживание этапов работы с каждым документом;
  • автоматическая загрузка документа со сканера или из электронной почты;
  • интеграция с другими современными прикладными решениями фирмы «1С»;
  • учёт рабочего времени каждого сотрудника;
  • архивное хранение и многое другое.


Позвоните нам сегодня +7-495-989-70-50 или напишите на почту info@erp2b.ru

Мы стремимся предоставить нашим клиентам высочайший уровень поддержки Написать сейчас!

Поделиться ссылкой:


Другие бизнес задачи




Мы настроим решение под любые ваши требования Обсудить проект