Возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот - 1C:ERP

• 26.дек.2018

1С: Документооборот (1С: ДО) – современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей организации работы с документами и бизнес-процессами компании.

1С: ERP Управление предприятием 2 («1C: ERP») — это инновационное и эффективное решение от компании «1С» для создания комплексной информационной системы управления любым предприятием.

Настройка бесшовной интеграции расширит спектр возможностей обеих систем.

Процессы 1С: ДО и 1С: ERP часто тесно переплетены между собой и являются логично связанной цепочкой одного комплексного бизнес-процесса. 1С: ERP содержит большой перечень документов по направлениям и простые задачи в виде заданий. 1С: ДО, в свою очередь, позволяет настроить неограниченное количество видов документов и сложные маршруты обработки документов. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между ними.

Бесшовная интеграция позволяет работать с данными системы «1С: Документооборот» из интерфейса 1С: ERP, а также пользоваться такими возможностями программы, как запуск бизнес-процессов, отправка писем, просмотр связей и переписки по документу и т.п. Она избавит от постоянных переходов из программы в программу: в карточках документов 1С: ERP появятся гиперссылки, по которым можно открыть связанные с ними документы «1С: Документооборот».

«1С: Документооборот» обеспечивает простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С: Предприятие». И самое важное – настройки интеграции уже готовы и в «1С: Предприятии», и в типовых решениях. Список типовых решений и ограничения представлены в Таблице 1.

Таблица 1

Для более ранних решений интеграция с 1С: Документооборот возможна, но для этого в конфигурацию необходимо будет самостоятельно внедрить модуль интеграции.

Разберемся какие действия нужно сделать для того, чтобы использовать максимум возможностей бесшовной интеграции при работе с документами.

В данной статье не рассматривается настройка объектов в системе 1С: Документооборот, принимаем за факт, что система уже настроена в части интегрируемых объектов.

1. Опубликовать базу 1С: Документооборот
2. Настроить синхронизацию данных
3. Настроить интеграцию
4. Определить перечень интегрируемых объектов и настроить правила интеграции

Рассмотрим по пунктам.

Интеграция 1С: ДО реализована через веб–сервисы, поэтому необходимо опубликовать базу 1С: ДО на веб-сервере. Для публикации подойдет любой веб-сервер.

Для возможности работы с системой через веб-интерфейс или мобильное приложение публикация базы также необходима.

После публикации проверяем работу системы через браузер и переходим к следующему пункту.

Рисунок 1 "Запуск системы через веб-браузер"

Для использования бесшовной интеграции рекомендуется настроить синхронизацию нормативно-справочной информации между базами, чтобы избежать дублирования элементов справочников и прочих непредвиденных ситуаций при миграции элементов из одной базы в другую.

В комплект поставки «1С: Документооборот» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С: Предприятие 8». Используя эти правила, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. Также есть возможность разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач.

В «1С: Документооборот» синхронизация данных настраивается в разделе «Настройка и администрирование».

Рисунок 2 "Настройка синхронизации данных в 1С: ДО"

В системе есть помощник настройки, где пошагово описаны все необходимые действия.

Рисунок 3 "Помощник настройки синхронизации данных"

• Прямое подключение к программе на одном компьютере или в локальной сети;
• Прямое подключение к программе через интернет;
• Другие каналы связи (сетевой каталог, FTP, электронная почта).

После настройки синхронизации данных в 1С: ДО необходимо сделать аналогичные действия в 1С: ERP в разделе «НСИ и администрирование» - «Синхронизация данных». В системе также есть помощник настройки.

Рисунок 4 "Настройка синхронизации данных в 1С:ERP"

Синхронизация данных выполняется отдельным регламентным заданием, расписание настраивается.

Рисунок 5 "Настройка расписания синхронизации данных"

После синхронизации данных необходимо настроить параметры интеграции, определить перечень интегрируемых объектов и настроить правила интеграции.

Настройка параметров интеграции доступна на стороне учетной системы 1С: ERP. В разделе «НСИ и администрирование» - «Настройка интеграции 1С: Документооборот».

Есть несколько вариантов использования возможностей бесшовной интеграции, можно использовать их частично или в комплексе все сразу. Внизу каждой настройки есть подробное описание возможности использования. Можно использовать бесшовную интеграцию только как возможность работать с задачами 1С: ДО из интерфейса учетной системы или только как файловое хранилище.

Рисунок 6 "Настройка интеграции"

Комплексное использование всех возможностей позволяет связывать документы между собой, смотреть историю их согласования, связанные с ними документы, запускать бизнес-процессы 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP и другое.

Для возможной связки документов необходимо определить перечень интегрируемых документов и правила интеграции.

Каждый программный продукт 1С, который поддерживает бесшовную интеграцию, имеет свой перечень доступных интегрируемых объектов с 1С: Документооборот. 1С: ERP имеет самый обширный перечень объектов, который включает в себя почти все направления деятельности.

Перечень доступных интегрируемых объектов в 1С: ERP можно увидеть в разделе «НСИ и администрирование» - «Настройка интеграции 1С: Документооборот» - «Объекты, интегрируемые с 1С: Документооборотом».

Если для объекта настроено правило интеграции, слева будет установлена зеленая галочка, а внизу указана ссылка на правило.

• Входящий документ;
• Исходящий документ;
• Внутренний документ;
• Контрагент.

На момент настройки правил интеграции работа с объектом должна быть возможна в каждой базе.

Например, для настройки правил интеграции договора аренды необходимо, чтобы в системе 1С: Документооборот был настроен вид внутреннего документа «Договор аренды» со всеми необходимыми атрибутами: состав реквизитов, шаблон документа, нумератор, папка хранения в системе, шаблон бизнес-процесса, права доступа. В системе 1С: ERP также требуется произвести все настройки для работы с договором.

Только после того, как в каждой системе можно полноценно работать с объектом, можно создать новое правило интеграции.

Правила интеграции настраиваются на стороне 1С: ERP в разделе «НСИ и администрирование» - «Настройка интеграции 1С: Документооборот» - «Правила интеграции»

Рисунок 7 "Правила интеграции"

При настройке правила интеграции сначала указывается соответствие объектов баз. Для одного объекта может быть настроено несколько правил интеграции. В этом случае, при создании документа на основании текущего, будет открываться форма выбора объектов, доступных по настроенным правилам. Если связь по правилам единичная, то документ будет создаваться автоматически по единственному возможному правилу.

Рисунок 8 "Правило интеграции"

Когда соответствие объектов установлено, необходимо сопоставить реквизиты данных объектов и выбрать способ их заполнения. Настройка осуществляется на двух вкладках: «Передача в 1С: Документооборот» и «Получение из 1С: Документооборота». Слева всегда указан состав доступных реквизитов системы, где будет создаваться документ.

При создании правила часть соответствий реквизитов устанавливаются автоматически. Если выбран шаблон документа, реквизиты, заполненные в шаблоне на стороне 1С: ДО, также автоматически будут сопоставлены. Для того, чтобы скорректировать или настроить способ заполнения, необходимо открыть нужный реквизит двойным щелчком мыши.

Есть 4 способа заполнения реквизита. Из реквизита конфигурации – прямое сопоставление реквизитов, из указанного значения – фиксированное значение реквизита, из выражения на встроенном языке – произвольная комбинация. Здесь же указывается необходимость обновления, в случае внесения изменений в другой системе.

Рисунок 9 "Способы заполнения реквизита"

В некоторых объектах есть возможность автоматического добавления печатных форм в момент передачи объекта в 1С: ДО. Можно выбрать формат добавления формы.

Рисунок 10 "Добавление печатных форм при передаче в 1С: ДО"

После того, как правила интеграции настроены, можно использовать бесшовную интеграцию в работе.

Когда бесшовная интеграция настроена, при входе в программу 1С:ERP необходимо авторизоваться в системе 1С:ДО, ввести свой логин и пароль. Пользователи системы создаются в каждой базе и имеют свои права доступа. Рекомендуется, чтобы наименования пользователей были идентичны.

После авторизации, на начальной странице в системе 1С: ERP появится список задач 1С: ДО с типовыми возможностями работы с задачей: перенаправление, возможность задать вопрос, принять к исполнению или поставить подзадачу.

Рисунок 11 "Начальная страница 1С:ERP"

Если договор первоначально был создан в системе 1С: Документооборот, то на определенном этапе, например, когда приложена скан-копия подписанного с двух сторон договора, поступает задача «Создать договор в 1С: ERP». При открытии карточки задачи, справа вложен договор, необходимо открыть его карточку.

Если настроено правило интеграции, в карточке договора есть ссылка «Создать договор», при нажатии которой, в соответствии с правилами, автоматически формируется карточка договора в системе 1С: ERP. Реквизиты, соответствия которых были указаны в правиле, заполняются автоматически. При необходимости можно дозаполнить карточку.

Рисунок 12 "Создание карточки договора в 1С:ERP"

После записи договора в 1С: ERP карточки договора двух систем связываются между собой, позволяя пользователю видеть всю историю обработки договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP на вкладке «Документооборот».

• Выполненные и текущие задачи по документу;
• Визы согласующих лиц;
• Связанные документы;
• История переписки (ссылки на входящие и исходящие документы);
• Трудозатраты.

Рисунок 13 "Связанные карточки договоров"

Рисунок 14 Вкладка "Визы согласующих лиц"

Рисунок 15 Вкладка "Связанные документы"

Рисунок 16 Вкладка "История переписки"

Если документ первоначально создается в 1С: ERP, создание договора в 1С: ДО и запуск бизнес-процесса осуществляется сразу, в момент создания, на вкладке «Документооборот».

Рисунок 17 "Создание договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP”

Карточка договора создается автоматически по настроенным правилам, документы двух систем связываются между собой. Далее на основании документа можно запустить бизнес-процесс по шаблону.

Рисунок 18 "Запуск бизнес-процесса"

Выполнение задач бизнес-процесса осуществляется на стороне 1С: ДО, но сами задачи также могут выполняться исполнителями из интерфейса 1С: ERP - из списка задач на начальной странице. Статус документа приходит автоматически с регламентным заданием, при условии, что настроено сопоставление данного реквизита в правиле интеграции.

Вся дальнейшая история документа: связь с дополнительными соглашениями, актами, счетами и прочими документами будет доступна из интерфейса 1С: ERP, в карточке договора. Любой документ можно открыть, посмотреть его историю.

Бесшовная интеграция позволяет пользователям сократить время работы с документами, работать в одном интерфейсе и иметь перед глазами логически связанную цепочку документов и бизнес-процессов.

Механизм интеграции простой в настройке и использовании, успешно применяется во многих компаниях.