Ведение мероприятий от идеи до исполнения протокола

• 06.ноя.2018

Проведение мероприятий – неотъемлемая часть жизни каждой современной организации.

Это могут быть внутренние мероприятия: совещания, регулярные планерки, заседания, корпоративы. Либо внешние: выставки, тренинги, презентации, мастер-классы.

Система 1С: Документооборот позволяет сохранять всю историю с идеи проведения мероприятия до его окончания, либо до исполнения протокола. Во внешних мероприятиях в списке участников могут быть контактные лица со стороны Контрагента.

• 1С: Документооборот КОРП
• 1С: Документооборот государственного учреждения
• 1С: Document management

Возможность ведения мероприятий в системе не требует сложных настроек. Необходимо включить в разделе «Настройка и администрирование» - Общие настройки программы – Управление мероприятиями. Возможность бронирования помещений находится в этой же форме.

Рисунок 1 "Общие настройки программы"

В системе можно создать нескольких видов мероприятий.

Рисунок 2 "Перечень видов мероприятий"

• Указание секретаря;
• Указание председателя;
• Ведение протокола;
• Установка состояний протокола;
• Использование операций протокола.

Рисунок 3 "Настройка вида мероприятия"

При необходимости мероприятия можно сгруппировать по папкам. Вариант просмотра: списком или по папкам, переключается через подменю Еще.

Рисунок 4 "Список всех мероприятий"

• Наименование;
• Описание мероприятия;
• Вид;
• Важность (высокая, обычная, низкая);
• ·Гриф доступа (если в программе используются грифы доступа);
• Папка;
• Предмет (есть возможность указать ссылку на входящий, исходящий, внутренний документ системы, контрагента, входящее или исходящее письмо);
• Место (выбирается из списка помещений, заведенных в системе);
• Организатор (пользователь системы или контрагент);
• Дата и время (план).

Для мероприятия можно определить набор его состояний. Доступно состояние мероприятия, состояние программы, состояние приглашения, состояние материалов, состояние протокола.

Состояние мероприятия по умолчанию – в стадии подготовки. В зависимости от состояния мероприятия меняется цвет текста мероприятия в списке и картинка состояния, а также устанавливается доступность его реквизитов.

Рисунок 5 "Карточка мероприятия"

На вкладке «Участники» указывается перечень пользователей и/или контактных лиц контрагентов. Заполнить список участников можно построчно - кнопка «Добавить», либо списком с помощью кнопки «Подобрать».

Кнопкой «Отправить» можно запустить бизнес-процесс «Приглашение» сразу для всех участников. Подтвердить участие пользователи могут локально в программе, по электронной почте или через мобильное приложение. При этом можно установить признак обязательности участия. После отправки приглашений становятся недоступными для редактирования реквизиты, важные для приглашения.

На данном этапе есть три состояния: приглашения отправлены, приглашения приняты и приглашения не приняты. Состояние меняется автоматически по результатам выполнения бизнес-процесса «Приглашение». Также состояние и статус приглашения инициатор может установить вручную.

Кнопки «Подобрать время» и «Проверить доступность» позволяют увидеть занятость сотрудников. При условии, что в системе ведется календарь и учет занятости.

Рисунок 6 "Участники мероприятия"

Есть несколько способов ведения программы мероприятия: в таблице, в отдельном документе или в файле. Программа имеет три состояния: на утверждении, утверждена, не утверждена. Состояние определяется автоматически бизнес-процессом или вручную.

Рисунок 7 "Программа мероприятия"

На вкладке «Файлы» добавляются материалы, относящиеся к мероприятию.

Запрос на предоставление материалов формируется в виде задачи Исполнение, где можно выбрать список сотрудников, которые должны предоставить нужные материалы. Дополнительно можно указать проверяющего и контролера по задаче, срок исполнения, очередность выполнения задач.

Рисунок 8 "Задача исполнения "Предоставить материалы для мероприятия"

После сбора материалов, с помощью кнопки «Отправить» можно отправить список материалов на ознакомление. На данном этапе возможны состояния: материалы выступающих запрошены, получены материалы выступающих, материалы отправлены на ознакомление, с материалами ознакомились. Состояние меняется автоматически бизнес-процессом, либо вручную.

Рисунок 9 "Материалы на ознакомление"

На вкладке «Протокол», если у вида мероприятия есть признак «Протокольное мероприятие» добавляется протокол: в таблице, в отдельном документе или в файле.

Если программа мероприятия была в таблице, протокол можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить». Если протокол ведется в отдельном документе, необходимо создать его вручную, изменив способ ведения на ведение в отдельном документе.

Состояние протокола меняется автоматически бизнес-процессами, отправленными через меню «Отправить», либо вручную.

Раздельное исполнение протокола дает возможность рассылки каждого отдельного пункта протокола на исполнителей. Данный вариант доступен при ведении протокола в таблице.

Рисунок 10 "Вкладка ведение протокола"

При ведении протокола в таблице, карточка пункта содержит информацию о выступающих, слушающих, решениях и исполнителях.

Рисунок 11 "Карточка пункта протокола"

При ведении протокола в таблице отправить на раздельное исполнение протокол можно с помощью кнопки «Отправить» – протокол на исполнение. Исполнение протокола контролируется типовыми средствами конфигурации: контроль исполнения задач, контроль объектов.

Вкладка «Рабочая группа» позволяет ограничить доступ к мероприятию до определенного списка сотрудников.

Рисунок 12 "Рабочая группа, доступ к мероприятию"

На вкладке «Дополнительно» указываются дата и время проведения мероприятия (факт) и прочая дополнительная информация. При необходимости мероприятия могут быть связаны между собой.

В карточке мероприятия также хранится информация по истории состояний, переписка, процессы и задачи, связи, трудозатраты, ссылки на темы форума, брони помещений.

Рисунок 13 "История состояний мероприятия"

В переписке видна иерархия входящих и исходящих документов, входящих и исходящих писем (при использовании встроенной почты). Все ссылки открываются и позволяют попасть в нужный документ в один клик.

Рисунок 14 "Переписка по мероприятию"

Процессы и задачи показывают список всех задач, поставленных на основании мероприятия и находящихся в работе в данный момент.

Рисунок 15 "Процессы и задачи"

Связи в структурированном виде отображают ссылки мероприятия на другие документы системы.

Рисунок 16 "Связи"

Трудозатраты отражают информацию по всем сотрудникам, работающим с данным мероприятием.

Рисунок 17 "Трудозатраты по мероприятию"

Если на основании мероприятия были созданы темы в форуме, они будут доступны также из карточки мероприятия.

Рисунок 18 "Обсуждения по мероприятию"

Бронирование помещений под мероприятие доступно по гиперссылке «Брони».

Рисунок 19 "Бронирование помещений для мероприятия"

• сократить время на подготовку и проведение мероприятия;
• обеспечить принятие решений и их своевременное выполнение;
• упростить согласование участия в мероприятии;
• провести мероприятие в соответствии с планом.

При этом в карточке мероприятия сохраниться вся история с момента идеи проведения мероприятия.