Как не сойти с ума от количества уведомлений. Рассказываем как настроить показ в 1С:Документооборот 8.

Как не сойти с ума от количества уведомлений. Рассказываем как настроить показ в 1С:Документооборот 8.

Ежедневно каждому из нас приходит десяток писем на электронную почту и поток push-уведомлений на телефон из всевозможных мессенджеров. Жена пишет смс с просьбой купить молока, начальник спрашивает, когда будет готов договор, Google календарь напоминает о приеме к врачу и тут же прилетает новый запрос в друзья от давно позабытого одноклассника на Facebook. О количестве спама можно даже не упоминать. Каждый хочет перетянуть на себя внимание, личные напоминания перемешиваются с рабочими задачами, и мы просто начинаем на автомате сбрасывать очередной надоедливый push.

При внедрении системы электронного документооборота, уведомлений становится еще больше. И одна из ключевых ошибок на старте – игнорировать тщательную настройку и включать уведомления по умолчанию обо всем. Нам кажется, что будет здорово получать уведомления о каждом шаге наших сотрудников, о исполнении задач, сроках. Но уже через пару дней почта засоряется от десятков похожих друг на друга уведомлений, и мы просто перестаем обращать на них внимание, рискуя при этом пропустить действительно важное.

Цените свое время. Настраивайте уведомления правильно.

Каждое уведомление – это прерывание от текущей работы. И когда оно не несет в себе пользы – это не только отнимает рабочее время, но и раздражает. Система 1С: Документооборот имеет гибкую настройку уведомлений. Каждый пользователь при необходимости может скорректировать какие уведомления и как часто он хочет получать. Не стоит этим пренебрегать и равнять всех под одну гребенку общими настройками Администратора системы.

Всего в системе предусмотрено три способа отправки уведомлений:

  • всплывающим окном;
  • по почте;
  • SMS.

Пользователей, что сидят в программе постоянно, как правило, не так уж много, поэтому вариант «всплывающим окном» не так популярен.

Для получения SMS-оповещений потребуется заключение договора с поставщиком услуг, поддерживаемым подсистемой. Услуга платная. Поддерживаются следующие провайдеры: SMS.RU, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги и GSM-INFORM, Билайн, МТС.

Поэтому самый доступный вариант, но одновременно коварный – уведомления по электронной почте. Коварство заключается в том, что на почту нам итак ежедневно поступал поток писем, а теперь их становится еще больше. Этого можно избежать, если подойти к настройке уведомлений осознанно.

О чем можно получать уведомления?

Почти обо всем, но делать так не стоит. Я расскажу о ценных в работе уведомлениях на которые стоит обратить внимание.

В первую очередь - это поступление новых задач. Такие уведомления освобождают вас от постоянного нахождения в системе и ручного обновления списка задач. Помимо этого, полезной будет информация о приближении срока исполнения задачи и назначении ответственности за документ. Но каждый пользователь вправе сам выбирать какие уведомления для него важны.

Как настроить показ уведомлений в 1С Документооборот 8 - Рисунок 1

Мало кто знает, что в 1С: Документооборот каждый пользователь может подписываться на интересующие его события. Например, при подписке на появление новых файлов в конкретной папке программа сформирует следующее уведомление:

Как настроить показ уведомлений в 1С Документооборот 8 - Рисунок 2

Если у пользователя есть право на просмотр календарей других пользователей, можно подписаться на появление новых записей в календаре интересующего сотрудника.

Чтобы подписаться на изменения в объекте, необходимо зайти в его карточку. Например, можно получать уведомления об изменениях в документе или добавлении нового вложения.

Как настроить показ уведомлений в 1С Документооборот 8 - Рисунок 3

У каждого объекта предусмотрен свой набор событий, на которые можно подписаться. В таблице ниже указан пример событий при подписке из карточки пользователя.

Объект

Событие

Пользователь

Перенаправлена задача пользователю

Поступила новая задача пользователю

Подошел срок задачи пользователя

Просрочена задача пользователя

Подошел срок контроля пользователя

Истек срок контроля

Создание/изменение брони

Изменение отсутствия

Новая запись календаря пользователя

Создание отсутствия пользователя

Просрочена задача автора

 

Отличный способ сократить количество уведомлений – это собрать их в отчет и настроить расписание его рассылки на электронную почту.

Например, уведомление об окончании сроков действия документов логично собрать в единый отчет «Список документов, срок действия которых истекает в следующем месяце». В расписании указать, что отчет необходимо отправлять на ответственного каждое первое число месяца в 9:00.

Как настроить показ уведомлений в 1С Документооборот 8 - Рисунок 4

Рассылка отчетов может быть личная, на указанных в настройке получателей или свой отчет для каждого получателя. Например, каждый понедельник перед очередной планеркой «Еженедельный отчет об исполнительской дисциплине» каждый руководитель будет получать по своему подразделению.

Можно использовать для рассылки типовые отчеты или настраивать персональные. В рассылке может быть несколько отчетов. Дополнительно отправленные отчеты можно публиковать в указанную в настройках папку. Формат файлов, текст письма, необходимость архивирования с доступом по паролю – указываются индивидуально в каждой рассылке.

Как настроить показ уведомлений в 1С Документооборот 8 - Рисунок 5

Для порядка настройте в почте отдельную папку или иерархию папок для уведомлений из программы с правилами сортировки писем. Это позволит вам с первого взгляда понимать, поступила новая задача или пришел отчет для ознакомления и рассчитывать свое время.

Уделите настройке уведомлений больше времени в начале своей работы с системой, уверена, что потом вы неоднократно скажете себе за это «спасибо».

Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!

Мы предоставляем консультационные услуги.
В своей сфере - мы лучшие, благодаря богатому опыту.


Заказать консультацию

Другие Статьи:




Мы настроим решение под любые ваши требования Обсудить проект