«1С:Бухгалтерия 8» для бюро переводов.

• 23.мар.2018

Любая организация сталкивается с необходимостью автоматизации своей деятельности. Небольшие организации начинают с использования таблицы Excel, но быстро сталкиваются с отсутствием возможности разграничения прав доступа, добавления новых функций, отсутствие связей с системой регламентированного учета и интернет банком. Компания РГ-Софт решила задачу автоматизации для таких небольших организаций, как, например, бюро переводов.

Программные продукты 1С лишены недостатков самописных учетных систем и таблиц Excel, и стали уже «стандартными» для автоматизации во всех сферах бизнеса. К сожалению, маркетинговая политика 1С стремится разделить управленческий и бухгалтерский учет на два программных продукта («1С:Бухгалтерия» и, например, «1С:Управление торговлей» или «1С:Управление нашей фирмой»), либо предлагает интегрированные сложные и дорогостоящие решения (такие, как «1С:Комплексная автоматизация»). 

Использование двух и более программ становится неудобным из-за затрат на поддержание и контроль обменов между ними, а функционал объединенной программы избыточный для таких небольших организаций, как, например, бюро переводов.

Для организаций, которые занимаются оказанием услуг, необходим контроль за оказанием услуг, оплат клиента в разрезе конкретного заказа, а также оплаты субподрядчику или внутреннему исполнителю и отражения факта готовности заказа от исполнителя. Контролируем деньги, сроки и результат с помощью системы «1С:Бухгалтерия» для бюро переводов.
Например, для организации, которая занимается переводческой деятельностью, автоматизация переводов дает возможность вести учет перевода текстов, документов, прочих услуг с контролем выполнения работ и расчетом затрат и прибыли в разрезе заказов клиентов. 

Так как система сделана на базе «1С:Бухгалтерия 8», то сохраняются все возможности типовой программы: формирование и сдача отчетности, интеграция с интернет-банком, учет и проверка контрагентов, выписка первичных документов, ведение контактной информации и многое другое.

При добавлении нового клиента есть возможность указать, откуда он узнал о вашей организации, чтобы за определенный период можно было оценить, какой способ рекламы принес больше клиентов, а также больший доход от них. Самых активных заказчиков также можно отследить и, по желанию, дать им скидку.

Система «1С:Бухгалтерия» для бюро переводов: позволяет вести учет по заказам от клиентов на какую-либо работу, которые поступают в организацию. В программе «1С:Бухгалтерия» для бюро переводов по заказу можно отметить, какая работа должна быть исполнена, в какие сроки и за какую цену. Также есть возможность отследить оплаты по выполняемым работам, можно увидеть, кто заказ уже оплатил, кто сделал предоплату, а на ком пока еще «висит» долг.

Еще один немаловажный момент в учете - отслеживание занятости сотрудников. В программе «1С:Бухгалтерия» для бюро переводов можно увидеть, на ком и какая работа, кто занят больше, а кто меньше, и на основе этой информации распределять новые заказы.

Благодаря основе «1С:Бухгалтерия 8» финансовый учет в системе «1С:Бухгалтерия» для бюро переводов не ограничивается только отслеживанием оплат за заказы. Также возможно внесение всех финансовых движений по организации, будь это расходы или приходы услуг, материалов или дополнительных затрат. Каждая финансовая проводка в программе проходит под определенной финансовой статьей, чтобы в последствии в специальном отчете можно было посмотреть, куда и сколько уходит или откуда и сколько приходит денежных средств, а также чтобы можно было оценивать прибыль за определенные промежутки времени. При ведении правильного и наиболее полного учета по финансам программа «1С:Бухгалтерия для бюро переводов дает возможность отслеживать остатки по различным способам оплаты (кассам, счетам и т.д.), перемещение средств между ними и другое.

В любой момент основной пользователь системы (администратор) может изменить данные для работы в программе, внести новые виды услуг, изменить цены, внести данные о новых сотрудниках и т.д.

Работа идет в базе данных, которая может проводиться как на локальном компьютере, так и на сервере, к которому все пользователи системы смогут подключиться по локальной сети или удаленно. Каждый, кто работает в программе, может иметь свой определенный логин и пароль для входа в систему. В свою очередь, каждый пользователь, имеющий свой логин в системе, может иметь определенные полномочия (доступ) для работы в программе.

Решение «1С:Бухгалтерия для бюро переводов” позволяет гибко организовать бухобслуживание организации. Если бухгалтерским учетом занимается наемный или приходящий бухгалтер, то менеджеры и бухгалтер работают в одной программе, что исключает ошибки при обмене между разными конфигурациями. Если регламентированный учет отдан на аутсорсинг компании, занимающейся бухобслуживанием, то «1С:Бухгалтерия для бюро переводов” позволяет создать отдельный узел для аутсорсера с автоматической синхронизацией изменений и документов с основной рабочей базой. Изменения в конфигурации гарантируют, что компания, занимающаяся бухобслуживанием, будет вести ваш бухгалтерский учет в отдельной базе и вы легко сможете получить свою базу в случае смены подрядчика по бухобслуживанию.

• Учет заказов бюро переводов;
• Отслеживание текущего статуса заказов;
• Ведение базы данных клиентов;
• Ведение базы данных партнеров субподрядчиков;
• Формирование отчетов по заданным параметрам;
• Ведение базы данных переводчиков;
• Создание счетов-фактур, актов выполненных работ;
• Учет затрат и дополнительных работ по заказам;
• Шаблоны договоров;
• Создание прайс-листов для клиентов, партнеров;
• Экспорт отчетов;
• Разделение прайс-листов по категориям;
• Сетевой режим, работа через интернет;
• Встроенный планировщик задач;
• Автоматизированный расчет стоимости заказа;
• Права доступа. Ограничение доступа к переводчикам, партнерам, отчетам и тд;
• Учет расходов компании;
• Создание счетов, актов, договоров
• Движение средств по счетам;
• Поиск в базе данных по заданным параметрам;
• Загрузка банковской выписки.

Так как решение основано на программном продукте «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) и полностью открыто, его можно доработать под потребности и бизнес-процессы конкретной организации.

Создание и хранение заказов на перевод в одной программе.
Вам не нужно будет тратить деньги на программу управленческого учета. Ежедневно в бюро переводов могут поступать десятки заказов. В результате руководство не имеет представления, кто какими вопросами занимается. Решением этой проблемы является концентрация информации по всем заказам клиентов в одной программе.

Оценка стоимости выполненных работ.
Возможно за счет того, что в решении подробно фиксируются все параметры оказанных услуг, от самого перевода и легализации документов до количества переведенных страниц и оказания других услуг (например, таких, как снятие копии с документа).

Мониторинг выполнения поставленных задач. 
Благодаря программе «1С: Бухгалтерия» для бюро переводов в любой момент можно увидеть, когда заказ был зафиксирован, дату сдачи заказы, статус заказа.

Возможность группировки заказов в соответствии с индивидуальными для каждого пользователя программы настройками (например, по тематике заказа, по пользователям, по виду оказываемой услуги)

Статусы заказа, по которым можно посмотреть на какой стадии, заказ находится сейчас: в работе, закрыт, либо отменен вовсе.

Использование статусов в заказе, которые позволят максимально точно отслеживать выполнение заказа (рис. 1)

• Без договора – вариант оплаты наличными средствами;
• По счету – вариант оплаты с компаниями, с которыми не заключен договор, они будут оплачивать заказы безналичными средствами на основании счета;
• По договору и счету – вариант оплаты с постоянными клиентами (постоплата);
• Онлайн оплата – вариант оплаты через сайт;
• Тест – бесплатное выполнение работ.

 
Рисунок 1: «Функционал документа Заказ на перевод»

• Письменный перевод – услуги по письменному переводу (рис. 2);

 
Рисунок 2: «Фрагмент заполнения услуг по письменному переводу»

• Верстка - данная услуга предоставляется, если документу, который будет переводиться, необходима дополнительная работа с таблицами, графиками, картинками или особым форматом;
• Легализация документов - услуги по нотариальному сопровождению документов (рис.3)

 
Рисунок 3: "Фрагмент заполнения услуг по легализации документа"

• Устный перевод - услуги по устному переводу
• Другие услуги

• П - письменный перевод
• В - верстка
• Л - легализация
• У - устный перевод
• Д - дополнительные услуги

 
Рисунок 4: «Графическое представление видов услуг в заказе»

На основании созданного заказа, реализована возможность создавать счет на оплату.

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, либо написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Стоимость программы 8 000 руб.

Для работы программы необходима программа «1С:Бухгатерия 8 ПРОФ».

Расширение количества автоматизированных рабочих мест осуществляется приобретением клиентских лицензий на платформу "1С:Предприятие 8" (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 рабочих мест).

ВАЖНО! Сопровождение программных продуктов семейства «1С:Предприятие 8» осуществляется по линии ИТС (кроме случаев аренды ПП). В комплект поставки вкладывается диск ИТС и купон на бесплатную подписку сроком на 3 мес. По истечении этого срока обязательное обслуживание по ИТС осуществляется платно.

• обновления программ;
  
• практические и методические рекомендации по работе с программами 1С;
• уникальные справочники по основным налогам и сборам;
• материалы ведущих экономических изданий;
• эксклюзивные разъяснения изменений законодательства, актуальная нормативно-правовая информация.

1. Договор ИТС ПРОФ 29 664,00
2. Договор ИТС ТЕХНО 12 528,00

Дополнительно для отраслевого ПП «1С:Бухгатерия для бюро переводов» требуется подписка:
1. Договор RG-Soft: Бухгалтерия для бюро переводов 6 000, 00