Внедрение 1С:Документооборот и интеграция с двумя базами 1С:ЗУП КОРП в строительной компании Полати.
Компания: ООО «Полати» осуществляет полный комплекс услуг по продаже, аренде, и монтажу современных систем строительных лесов по России и странам СНГ, а также проводит подготовку и обучение специалистов по монтажу строительных лесов в собственном учебном центре. Основная сфера бизнеса ООО «Полати» - это крупные строительные и промышленные объекты.
Ситуация
Компания имеет множество филиалов по всей стране, в том числе в северном регионе и нанимает сотрудников, которые обязаны проходить обучение. Соответственно кадровое оформление связано со следующими трудностями:
- Система принятия на работу и дальнейшее кадровое сопровождение проходило следующим образом: сотрудники приезжают в центральный офис, где они проходят обучение в учебном центре, часть документов они подписывают на этой стадии,проходят осмотры и уезжают на соответствующие объекты, организация подписывает документы со стороны работодателя и комплектует соответствующий пакет документов.
- Причина обращения – потери кадровых документов. Клиенту требовалась система кадрового документооборота, с помощью которой компания могла бы вести учет, поскольку конфигурация 1С: ЗУП КОРП не имеет таких возможностей. Также необходимо было настроить обмен документацией по многочисленным сценарием для взаимодействия между сотрудниками кадровой службы, между сотрудниками отдела кадров и центральными офисом в Москве, между отделом кадров и сотрудниками на объектах.
Автоматизируемые бизнес-процессы:
- Процессы обработки кадровой документации и обмена кадровыми документами между сотрудниками организации.
Цели и задачи автоматизации
Цели автоматизации:
- Стандартизация и автоматизация процессов обработки кадровых документов;
- Повышения качества и оперативности получения информации для принятия кадровых решений;
- Снижение издержек и сокращение времени выполнения операций в части согласования и подписания кадровых документов;
- Предотвращения потерь от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации;
- Снижения роли человеческого фактора в процессах взаимодействия по обработке кадровых документов;
Задачи:
- Настройка системы 1С:Документооборот для выполнения бизнес-процессов по обработке кадровой документации;
- Настройка интеграции между внедряемой системой 1С:Документооборот и 1С:ЗУП, эксплуатируемой сотрудниками отдела кадров Заказчика;
- Определение и оценка необходимости выполнения доработок систем, и их реализация.
Что было сделано?
После проведения детального обследования была настроена система по нескольким кадровым событиям:
- Прием на работу/изменение трудового договора
- Перевод
- Отпуск
- Увольнение
- Командировка
- Обработка локальных нормативных актов
- Обработка входящих, которые поступают в отдел кадров
Мы реализовали внедрение 1С: Документооборот, настроили интеграцию с базами 1С: ЗУП и выполнили ряд доработок.
Что мы получили?
Появилась возможность со стороны 1С:Документооборот стартовать обработку кадровых документов с распределением задач, которые попадают к сотрудникам отдела кадров в 1С:ЗУП. Таким образом у сотрудников, имеющих доступ только к 1С:ЗУП появилась возможность пользоваться механизмами 1С:Документооборота. Кроме того, например, прием на работу возможен и с обратной стороны из 1С: ЗУП. Такой гибкий подход нужен для многовариантных ситуаций, когда кадровик создает служебку на основании приема на работу и запускает в обработку в 1С:ЗУП, при этом задачи четко распределяются по исполнителям и к ответственным саппорт-менеджерам в 1С:Документооборот. Связка между этими системами происходит благодаря внутреннему документу, в который и те и другие стороны могут подгружать различные кадровые документы.
Решена проблема с потерей кадровых документов следующим образом:
При комплектации “коробки” в задаче прописывается трек -номер отправки и дата отправки. После вступает в силу типовой механизм проверки исполнения задач , стартует проверка исполнения на ответственных сотрудников, например для офис менеджеров, которые находятся в центральном офисе. Далее процесс движется дальше в отдел кадров на оформление документов. В в противном случае - используется кнопка “вернуть обратно на доработку”. Таким образом, образуется замкнутый цикл до тех пор, пока проверяющий не будет удовлетворен проверкой.
Документация из 1С: Документооборот интегрирована с двумя базами ЗУП для разных юридических лиц. Например, при создании служебной записки, в ней указывается наименование организации, в зависимости от этого задачи в 1С: ЗУП попадают целенаправленно в конкретную базу.
Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!
Мы внедряем ERP системы более 15 лет.
В своей сфере - мы лучшие, благодаря богатому опыту.
Заказать консультацию
