Электронная обработка документов прочно вошла в нашу жизнь: автоматизация охватывает полный цикл по работе с ними, начиная от их создания и заканчивая сдачей в архив.
Несмотря на то, что СЭД и ЭДО используются уже не один год, многие пользователи до сих пор не улавливают разницы между ними, будучи уверенными, что это одно и то же блюдо под разными соусами. Такое мнение в корне неверно.
Обе эти системы связаны с документооборотом. Но между ними существует принципиальное различие.
Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами между контрагентами: счетами-фактурами, накладными, актами-сверки и актами выполненных работ, счетами, заказами вне зависимости от географии.
Пример ЭДО - популярный сервис веб-клиент Synerdocs. Он отличается простотой подключения – достаточно загрузить свою электронную подпись (далее ЭЦП), а также удобным и комфортным интерфейсом, визуально напоминающим электронную почту. Synerdocs обеспечивает возможность создания, просмотра и редактирования любых документов, с дальнейшей их выгрузкой и рассылкой.
Отличными функциональными возможностями обладает и контент Diadoc. Имея на руках сертификат, достаточно войти в систему, ознакомиться с условиями лицензионного договора и принять их. Кроме того, благодаря роумингу, можно обмениваться документацией с пользователями иных операторов ЭДО, а также без труда приспособить систему к своим привычным действиям.
Для малого, среднего и крупного бизнеса, с бухгалтерией от 1С или без, ЭДО есть в решениях 1С и этот вариант подходит всем. Сервис "1С-ЭДО" встроен в типовые программы "1С:Предприятие" и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций. В 1С:ЭДО бесплатное подключение типового функционала, есть возможность тестового подключения возможностей программного продукта на 90 дней.
Рисунок 1 "Пример настройки обмена документами с контрагентом в системе 1С:ЭДО"
Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа), позволяющая организовать процесс управления работой компании и обеспечивающая выполнение этой организацией своих функций. СЭД облегчает оперативное управление бизнес-процессами как между партнерскими учреждениями, так и горизонтальными, корпоративными (взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). СЭД также называют EDMS (Electronic Document Management Systems), что в переводе означает - "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)"
Рисунок 2 "Функциональные блоки системы 1С:Документооборот"
ИЛИ
Рисунок 3 "Начальная страница в системе 1С:Документооборот"
Итак, вот она основная формула:
СЭД = управление бизнес-процессами + ЭДО, т.е. ЭДО входит в СЭД, ЭДО – это лишь малая часть СЭД.
Вы задумались о необходимости ECM(СЭД)-системы в компании?
Тогда ответьте на вопросы:
- Какие из Ваших поручений сейчас в работе, какие уже выполнены, а какие просрочены?
- Как быстро найти документы по текущему контрагенту? На Вашем столе лежат бумажные варианты документов?
- Кто из сотрудников и на какой стороне задерживает процесс заключаемой сделки?
Если Вы не можете сразу сформулировать ответы на вопросы или каждый из них требует длительного времени, то ответ однозначный – да, вам рекомендуется внедрить в компании СЭД.
Одними из самых масштабных и производительных платформ считаются Directum, DocsVision и 1С:Документооборот, они обеспечивают параллельную работу нескольких десятков тысяч человек. Преимуществами решений являются легкость интегрирования в IT инфраструктуры – учетные системы, сервисы обмена документами, офисные пакеты и приложения, что позволяет им выступать в качестве ключевого элемента в корпоративном контенте.
В систему 1С:Документооборот встроен сервис 1С:ЭДО, что позволяет не только упорядочить бизнес-процессы компании по работе с документами, но и отправлять их контрагентам, не переключаясь на другие программы.
Внедрение СЭД в комплексе с сервисом обмена документами (ЭДО) – мощный инструмент компаний, которые идут в ногу со временем!
Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!
Мы внедряем системы СЭД более 15 лет.В своей сфере - мы лучшие, благодаря богатому опыту.
Заказать консультацию