Под контролем: дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность — это сумма всех долгов, причитающихся вашей компании со стороны юридических и физических лиц в результате хозяйственной деятельности. По-английски этот термин переводится как AR – accounts receivable, дословно — «задолженность на счетах», и его часто употребляют в связке с процедурами биллинга (выставлением и оплатой счетов).
Задолженность покупателей возникает при продаже в кредит, то есть когда оплата ожидается через промежуток времени, после поставки товара или оказания услуги. Самый очевидный способ избежать дебиторской задолженности – это работать по предоплате. Малореализуемая стратегия для любого бизнеса. Поэтому, говоря о контроле дебиторской задолженности, в первую очередь имеют в виду минимизацию дней до получения оплаты. С позиции финансиста или бухгалтера, показатель дебиторской задолженности должен стремиться к нулю: он снижает ликвидность компании и уменьшает оборотные активы, кроме того, возникает риск невозврата долгов. Но с точки зрения продавца, если его зарплата не привязана к чистому поступлению денежных средств от продаж, существование дебиторки — положительный фактор. Чтобы повысить лояльность покупателей и увеличить продажи, нужно предлагать более дружественные условия работы: предоставление скидок, отсрочек, кредитов.
Как и все финансовые показатели, уровень дебиторской задолженности нужно оценивать регулярно и следить за динамикой. Обычно управление разделено между финансовым и коммерческим отделами, иногда в цепочку включается юридический отдел. В результате одно из первых «темных» мест, где может скапливаться неразбериха — это процедуры согласования и фиксации договоренностей. Знакомая ситуация: менеджер по продажам договорился о скидке и забыл сообщить в бухгалтерию, в результате клиент получает неправильный счет и, расстроенный, звонит всем подряд в компании и выражает недовольство. Другой пример: бухгалтерия продолжает выставлять счета по договору, не следя за тем, что лимит на оказание услуг превышен. Менеджер по продажам экстренно согласовывает новый контракт — в результате срыв сроков, нарушения в учете, стресс. Эти темные пятна легко убираются грамотным управленческим учетом, и в любом типовом программном продукте можно автоматизировать цепочку работ по договору.
Кейс из практики «RG-Soft»
Одной из задач настройки управленческого учета был контроль лимитов по договору. Компания заказчика занималась оказанием услуг, и объемы прописывались в контракте. Мы предложили и реализовали доработку следующей схемы: менеджер по продажам при заведении нового договора указывает сумму — предел взаиморасчетов по этому договору. Бухгалтер проводит реализации, и после каждого документа остаток по сумме предела уменьшается на сумму реализации. Когда остаток по сумме преодолевает порог 30% (т.е. сумма всех реализации по этому договору больше 70% от суммы предела), ответственным сотрудникам на электронную почту рассылается уведомление. Список получателей хранится в отдельном регистре сведений и загружается из обычного файла Excel. Рассылка нотификации происходит по настроенному расписанию (в нашем случае — каждый рабочий день в 9-00 по Москве). Когда лимит по договору исчерпан, система не дает бухгалтеру провести реализацию. В результате доработки, сотрудники начали заранее готовить документы, а процент сторно по реализациям сократился на 80%.
