Согласно мировой статистике объем успешных IT проектов составляет в среднем 36%. Когда я говорю успешных, я имею ввиду, что все цели проекта достигнуты и достигнуты при этом в плановый срок и бюджет. Как вы понимаете остальные 64% - это неуспешные проекты, при этом важно разделять неуспешные проекты на две категории:
- Спорные проекты – это проекты с превышенными сроками или увеличенной стоимостью или достигнуто лишь часть целей
- Проваленные проекты – это проекты, остановленные без получения результата. О таких проектах можно сказать: деньги потрачены зря.
Почему же 64% проектов в той или иной мере потерпели фиаско? Причин на самом деле множество, но я хотел бы выделить 5 основных, с которыми чаще всего я сталкиваюсь в рамках проектной деятельности:
Причина №1 «Отсутствие четкой цели автоматизации»
Автоматизация бизнеса сама по себе не может и не должна являться самоцелью. Автоматизация – это один из способов достижения определенных целей бизнеса и именно эти цели до начала проекта важно четко определить. Нечетко сформулированные цели или их отсутствие приведут к неправильным результатам проекта. Оптимизация бизнес процессов не может быть целью автоматизации, потому что не является четкой - не возможно будет понять достигнута цель или нет. Рост продаж не может быть целью автоматизации, сами по себе от автоматизации продажи не вырастут, но могут возрасти, если будет достигнут ряд определенных четких целей, которые влияют на продажи (например, увеличение скорости обработки заказов покупателей).
Вам необходимо четко представлять себе, какие именно задачи должны быть решены по итогам автоматизации и сформулировать их – это на самом деле не так сложно, просто исходите из проблем, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь: невозможность получить четкой картины финансового состояния компании, некорректная или устаревшая информация о складских запасах, отсутствие контроля над финансовыми потоками, ошибки при расчете себестоимости товаров и т.д.
Причина №2 «Отсутствие или недостаточная вовлеченность руководства в проект»
Основными заинтересованным лицами в проекте автоматизации являются владельцы бизнеса и высшее руководство. Но очень часто после инициации проекта руководство самоустраняется, думая, что их миссия на этом завершена. Это одна из главных причин неудачи проектов, думаю, что не только в области IT. Руководство должно быть максимально вовлечено и заинтересовано в проекте на всех его стадиях. Более того, оно должно уметь донести до всех сотрудников важность проекта и выгоду от него. Не должно быть подхода в стиле « я так сказал», у сотрудников в этом случае не будет никакой мотивации и заинтересованности в успешном завершении проекта. Для них проект превратится просто в дополнительную нагрузку к их текущей работе.
Руководство должно погружать и активно участвовать в проекте, при необходимости проводить изменения, менять привычки и сознание сотрудников, ежедневно выделять часть своего рабочего времени проекту. Только при таком подходе можно рассчитывать на успех проекта.
Причина №3 «Проблемы со временем»
Как часто я слышу от заказчиков фразу «С 1 января N-ого года мы должны начать работать в новой системе». То есть конечный срок проекта определяется заказчиком еще до его начала и не подлежит обсуждению. И порой бывает, что фразу эта звучит, где то в середине июля когда до пресловутого 1 января остается полгода.
Такой подход, как правило, является некорректным. При таком подходе в первую очередь страдает качество проекта – не удается толком провести предварительную разработку проектного решения, команда не успевает детально проработать и проанализировать требования бизнеса. Все это приводит к постоянным изменениям и корректировкам на всех стадиях проекта и, как следствие, к увеличению сроков и бюджетов или к недостижению целей проекта.
Причина №4 «Попытка сэкономить»
Очень часто заказчик при выборе подрядчика для автоматизации бизнеса придерживается принципа «низкая стоимость проекта является самым главным фактором». Я не спорю, возможно, в мире есть где то сферические проекты в вакууме, которые выполняются за самые низкие бюджеты самыми высококлассными специалистами в срок, но я пока такого не встречал. Автоматизация – это оздоровление бизнеса, а на здоровье, как известно, экономить нельзя. Я не говорю, что стоимость не должна являться критерием для выбора подрядчика, но уж точно она не должна быть главным, а тем более единственным критерием.
Причина №5 «Недостаток коммуникаций на проекте»
На самом деле без коммуникаций успех проекта в принципе невозможен, то есть успех проекта напрямую зависит от качества коммуникации. Очень часто заказчик не понимает, что на данный момент делает подрядчик и на какой стадии находится проект, а подрядчик в свою очередь часто не может получить от заказчика ответы на задаваемые вопросы. Отсутствие протоколов встреч, не фиксирование договоренностей, сроков и ответственных по задачам, отсутствие синхронизации между отделами – все это недостатки коммуникации. В результате на выходе заказчик либо получает не то, что ожидал, либо не выдерживаются сроки и как следствие бюджет проекта. В течении всего проекта заказчик и подрядчик должны работать в команде, при этом все члены этой команды должны понимать кто, что и к какому сроке делает.
Автор — Рамиз Надиров, Руководитель проектной группы, специалист-консультант по разработке и внедрению ERP систем различного уровня сложности.
