1С:Документооборот (далее 1С:ДО) – современная система для эффективного управления бизнес-процессами компании и автоматизации документооборота.
1С:ERP Управление предприятием 2 (далее 1C:ERP) — комплексная информационная система управления предприятием.
Процессы 1С: ДО и 1С: ERP часто тесно переплетены между собой и являются логично связанной цепочкой одного комплексного бизнес-процесса. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между ними. 1С:ERP содержит перечень документов по направлениям и простые задачи в виде заданий. 1С:ДО, в свою очередь, позволяет настроить неограниченное количество видов документов и сложные маршруты их обработки. Бесшовная интеграция упрощает работу пользователей с документами и процессами.
Функционал бесшовной интеграции может использоваться полностью, либо частично.
Доступные возможности:
- Создание процессов и выполнение задач 1С: Документооборот в интерфейсе 1С: ERP; просмотр истории выполнения процессов и задач;
- Использование 1С: Документооборот в качестве внешнего файлового хранилища;
- Присвоение статуса «Согласован» документам в 1С: ERP по результатам выполнения бизнес-процесса согласования в 1С: Документооборот;
- Просмотр и добавление связей между документами 1С: Документооборот;
- Работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени с привязкой к документам и бизнес-процессам, возможность добавления фактических трудозатрат в ежедневные отчеты;
- Просмотр, создание и отправка писем через встроенную почту 1С: Документооборот.
Рассмотрим преимущества использования бесшовной интеграции в рамках автоматизации договорной деятельности.
Легкость использования - работа в одном интерфейсе
Что происходит в режиме многозадачности, когда в колоссально короткий промежуток времени вам нужно решить ряд вопросов, но при этом они раскиданы по нескольким интерфейсам? Нервы и время в пустую? Как оптимизировать свою работу? Как работать меньше, но эффективней?
Давайте разберемся на примере, когда в организации установлены две системы 1С:ERP и 1С:Документооборот.
Представим себя на месте бухгалтера или финансиста. Основной системой для их работы является 1С:ERP. Для согласования договора потребуется открыть еще одну систему (в нашем случае 1С:Документооборот) и полностью переключиться от своей задачи, используя при этом совершенно другой интерфейс. Данный бизнес-процесс можно упростить - настроить бесшовную интеграцию!
Что мы получаем в итоге?
При входе в программу 1С:ERP пользователь вводит логин и пароль от системы 1С:ДО. После авторизации, на начальной странице в 1С:ERP отображается список задач 1С:ДО. Сотрудник, не выходя из интерфейса 1С:ERP, имеет возможность принять к исполнению задачу, делегировать её, задать уточняющий вопрос или поставить подчиненную задачу.
Из всего этого следует:
ü согласующим не требуется открывать сторонние системы для выполнения задач;
ü бухгалтер и финансист используют интерфейс основной системы, с которой они ежедневно работают и которая покрывает 90% их должностных обязанностей;
ü пользователи экономят время и снижается вероятность ошибки;
ü сотрудникам для работы достаточно освоить функционал одной системы.
Прозрачность и наглядность бизнес-процессов с помощью связи карточек договоров двух систем
Когда менеджеры работают в одной программе, а бухгалтер и финансовый директор в другой, часто происходит ситуация, когда они не видят историю действий друг друга. С одной стороны - менеджер должен быть в курсе пришла ли оплата по договору, подготовлены ли закрывающие документы, с другой стороны - бухгалтеру необходимо знать, что договор согласован и на основании его можно проводить финансовые операции.
Что является решением задачи? Связь карточек договоров двух систем. Это позволяет видеть бухгалтеру и финансисту в ERP всю иерархию бизнес-процессов, историю переписки, трудозатраты и связи с другими документами. А менеджеры в ДО видят счета на оплату, подготовленные закрывающие документы, а также всю необходимую информацию по договору.
В результате, связь карточек договоров двух систем позволяет сделать прозрачным весь процесс работы с договором, имея доступ ко всей необходимой информации в одной системе. При этом у сотрудников нет необходимости отвлекать друг друга от работы.
Комплексный бизнес-процесс и контроль возврата оригиналов, как инструмент упрощения работы с договорами
Одна из главных проблем в договорной деятельности – это возврат оригиналов. Чтобы избежать работ по неподписанному договору, в Документообороте настраивается комплексный бизнес-процесс обработки договора.
Комплексный процесс состоит из этапов. И к примеру, этап создания договора в ERP идет после добавления подписанной скан-копии в карточку договора в Документообороте или после получения оригинала. Процесс выстроен так, что каждый последующий этап невозможен без выполнения предыдущего. Это позволяет выстроить чёткую последовательность подписания и исполнения действий по договору.
Документооборот также позволяет контролировать возврат переданных оригиналов контрагенту с помощью журнала передачи.
Четко построенный бизнес-процесс по работе с договорами, а также контроль возврата оригиналов позволяет избежать правовых и финансовых рисков компании.
Бесшовная интеграция делает прозрачным процесс работы с договорами и сопроводительными документами с идеи заключения и до исполнения или расторжения договора.
Интеграция позволяет пользователям сэкономить время работы с документами, работать в одном интерфейсе и иметь перед глазами логически связанную цепочку документов и бизнес-процессов со всей необходимой информацией.
Механизм интеграции простой в настройке и использовании, успешно применяется в сотнях компаний.