Автоматизация договоров в 1С: Документооборот КОРП – просто, удобно и прозрачно.

• 08.июл.2019

Работа с договорами – трудоемкий процесс, который отнимает много времени и требует повышенного внимания сотрудников компании. Автоматизация договорной деятельности является самым популярным запросом клиентов нашей компании.

• Отсутствие актуальных шаблонов договоров и дополнительных соглашений в общем доступе;
• Длительное согласование по электронной почте, когда невозможно оперативно понять на какой стадии согласования сейчас находится договор;
• Отсутствие возможности контролировать возврат оригиналов;
• Путаница в версиях и протоколах при согласовании в несколько итераций;
• Отсутствие единого места хранения электронных версий договоров и подписанных скан-копий с разграниченными правами доступа;
• Сложный поиск документов.

1С: Документооборот позволяет решить эти проблемы типовыми инструментами системы, выстроить полный цикл работы с договорами и упростить работу сотрудников.

1С: Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы:

Карточка договора содержит все необходимые для аналитики реквизиты. Они бывают как типовые, предопределенные в программе, так и дополнительные, которые настраиваются в зависимости от потребности и специфики организации.

Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, бизнес-процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и пр.).

Рисунок 1 "Карточка договора"

Автоматическое заполнение типовых форм договоров позволяет ускорить процесс заполнения реквизитов и подготовки проекта договора. Помимо реквизитов, в файл может быть вставлен регистрационный штамп со штрихкодом.

Рисунок 2 "Пример автозаполнения типовой формы договора"

В программе предусмотрено параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование с использованием условий маршрутизации. Это позволяет выстраивать сложные, многоэтапные процессы, не требующие вмешательства со стороны сотрудника. В соответствии с условиями, программа самостоятельно подбирает нужных согласующих.

Рисунок 3 "Карточка процесса согласования"

По результатам согласования можно распечатать Лист согласования. Он формируется автоматически в результате исполнения сотрудниками задач согласования. Печатную форму можно скорректировать.

Рисунок 4 "Печатная форма листа согласования"

Для подписания документов, в программе предусмотрен бизнес-процесс «Подписание». Подписание документа возможно с электронно-цифровой подписью (ЭЦП), как квалифицированной, так и неквалифицированной.

Рисунок 5 "Задача подписания договора"

В ходе исполнения договора, все сопроводительные документы по нему доступны на вкладке «Связи». Программа умеет контролировать наличие определенных сопроводительных документов и нумеровать сопроводительные документы так, чтобы в их номер включался номер договора.

Рисунок 6 "Сопроводительные документы по договору"

Контролировать исполнение договора можно несколькими способами. Добавить договор в избранное для быстрого доступа или поставить себе на контроль с кратким описанием кого контролировать и в какой срок.

Рисунок 7 "На контроле"

• Отражается передача договора контрагенту на подписание;
• Указывается контактное лицо контрагента, ожидаемый срок возврата, способ передачи;
• Программа автоматически отслеживает срок возврата и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом в срок.

Рисунок 8 "Запись в журнале передачи"

Рисунок 9 "Журнал передачи"

Если документ имеет срок действия, система помогает контролировать своевременное продление. Для этого можно настроить автоматическую рассылку отчета на ответственных сотрудников. Например, каждое первое число месяца рассылать отчет «Список договоров, срок действия которых истекает в следующем месяце». Документы с автоматической пролонгацией, продлеваются системой самостоятельно, при этом ответственному приходит уведомление, что договор продлен на следующий год.

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок действия также может быть изменен вручную. В программе хранится вся история изменения сроков действия договора.

Рисунок 10 "Срок действия договора"

В программе можно не только указать, что договор расторгнут, но и отметить, каким именно документом это оформлено (например, письмо, дополнительное соглашение и т.д.).

Рисунок 11 "Расторжение договора"

Рисунок 12 "Отчет по расторгнутым договорам"

Для анализа договорной работы в программе предусмотрено большое количество отчетов. Гибкость отчетов позволяет самостоятельно настроить их в том виде, который необходим для получения информации.

Рисунок 13 "Пример отчета "Список заключенных договоров"

Рисунок 14 "Пример отчета "Договоры с истекающим сроком действия"

• о просроченных задачах, если вы автор или исполнитель задачи;
• о приближении срока задач, если вы исполнитель задачи;
• об окончании срока действия документов, ответственным за которые вы являетесь;
• о приближении окончания срока действия документов, ответственным за которые вы являетесь;
• о просрочке контроля;
• о приближении срока контроля.

Письма-напоминания содержат всю ключевую информацию о сроке, документе, задаче и гиперссылку для перехода к карточке.

Автоматизация договорной работы поможет Вам эффективно подготавливать проекты договоров, вести их учет и осуществлять полный контроль договорной работы в единой информационной системе с разграниченными правами доступа.