Порядок в бизнес-процессах - сокращение материальных и временных затрат.
Часто компании теряют ресурсы и время сотрудников на избыточных и повторяющихся действиях, которых можно было бы избежать, если автоматизировать главные бизнес-процессы компании. Потеря информации, дублирование функций и лишние затраты – приводят к снижению качества продукции или услуг, и в результате, приводят к потере лояльности потребителей и сокращению доходов.
Формализация бизнес-процессов показывает «узкие места» бизнеса: на каких этапах чаще возникают задержки и трудности, по чьей вине, каковы причины таких проблем. Иногда, чтобы устранить проблему в процессе, достаточно повторно обучить пару сотрудников.
Разберем 5 самых распространенных проблем в управлении бизнес-процессами и варианты их решения.
1.Длительное согласование документов.
Головная боль номер один каждой второй организации. Договоры или соглашения совершают длинный «путь» по компании, при этом в согласовании участвует избыточное количество сотрудников, или, наоборот, не привлекаются нужные. В результате вместо 3-х дней согласования по регламенту договор согласовывается две недели, что приводит к финансовым рискам.
В 1С: Документооборот проблема решается с помощью типового функционала. Бизнес-процессы компании превращаются в настроенные шаблоны бизнес-процессов в программе. В шаблоне уже заданы исполнители, сроки, условия, в соответствии с которыми программа сама корректирует маршрут по ходу исполнения процесса.
Например, в положении о договорной деятельности нашей компании прописано, что если сумма договора больше 1 млн.руб., требуется привлечь на согласование Финансового директора. При создании договора в 1С: Документооборот менеджер при заполнении карточки договора указывает сумму, а программа понимает требуется поставить задачу на согласование Финансовому директору или нет. Это упрощает работу сотрудников, т.к. им не нужно помнить маршруты наизусть, достаточно выбрать подходящий шаблон и запустить процесс.
Рисунок 1 Пример шаблона комплексного бизнес-процесса «Обработка договора»
2. Отсутствие действующих регламентов.
Отсутствие регламентов в компании не редкость. А наличие тех, что соответствуют действительности и подавно. При автоматизации в ходе обследования выясняется, что регламенты разработаны несколько лет назад и людьми, которые в компании уже не работают. Актуализировать их не доходят руки, т.к. руководство считает, что это задача не приоритетна. А зря. В таких случаях увольнение сотрудника и передача дел новому становится проблемой, так как информация хранится в голове, а не на бумаге. Передача дел из уст в уста больше похожа на игру в испорченный телефон.
Регламентация бизнес-процессов необходима каждой компании, не только корпорациям и холдингам. Регламенты создают порядок внутри компании и дают хорошую базу для автоматизации.
Процесс разработки регламентов и коллективная работа участников бизнес-процесса помогает найти узкие места и оптимизировать процессы. В описании бизнес-процессов важны: последовательность, краткое описание действий, сроки, ответственные. Для более подробных схем - документы которые формируются на каждом этапе. Чем проще будет использован инструмент для описания, тем лучше. Схема должна быть читабельной и понятной не только автору.
Для бизнес-моделирования могут быть использованы: Business Studio, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWIN), Microsoft Visio. У каждого из них есть свои функциональные особенности, ограничения и преимущества.
Рисунок 2 "Пример описания бизнес-процесса в MS Visio"
3. Ручной труд и дублирование функций
Наглядный пример сокращения ручного труда автоматизацией – отчеты. Как правило, чем сложнее отчет, тем больше сотрудников в его подготовке участвует. Каждый отвечает за свой блок огромной таблицы, а проверяющих может быть даже больше чем тех, кто его готовит. После автоматизации аналитика собирается автоматически, отчеты формируются с помощью нескольких кликов мыши, а потребность в некоторых сотрудниках и вовсе отпадает.
Дублирование функций возникает из-за хаоса и незнания всего цикла бизнес-процесса. Разработка регламентов и автоматизация бизнес-процессов устраняет эту проблему в два счета. Процессы становятся прозрачными, четко распределяется зона ответственности.
4. Отсутствие инструмента контроля
В бизнесе действует негласный принцип: «Выполняются только те задачи, которые контролируются». Сложно понять загрузку сотрудников и текущее состояние поставленных задач, если они ставятся устно или по электронной почте. Поэтому если руководитель хочет держать под контролем работу компании и оперативно принимать управленческие решения - инструмент контроля необходим.
Держать руку на пульсе в 1С: Документооборот помогают гибкие отчеты по исполнительской дисциплине и текущему состоянию задач в подразделениях. Актуальный отчет руководитель может сформировать в пару кликов.
Рисунок 3 "Пример отчета по исполнительской дисциплине"
Рисунок 4 "Варианты отчетов о просроченных задачах"
В форме «Задачи отдела» руководитель может увидеть перечень задач в целом по подразделению или по конкретным сотрудникам.
Рисунок 5 "Задачи отдела"
5. Нехватка мобильности
Любимый критерий выбора программного продукта руководителей – мобильность. Быть на связи вне офиса, в командировке, отпуске или на больничном для руководителей сейчас необходимость.
1С: Документооборот позволяет работать локально на своем рабочем месте, а также через браузер или мобильное приложение.
Мобильное приложение входит в поставку программного продукта и дает возможность оперативно ставить или выполнять задачи, писать письма или делать новые записи в календаре.
Рисунок 6 "Рабочий стол руководителя в 1С:Документооборот"
Напоследок хочется еще раз заострить внимание на том, что не стоит недооценивать важность автоматизации бизнес-процессов компании. Система электронного документооборота не менее важна чем любая другая учетная система, поскольку помогает сократить временные и денежные риски. Так, некорректно согласованные договоры могут довести до судебных разбирательств - а это уже и деньги, и время, и репутация компании.
У Вас есть задача по 1С:Документооборот 8? Обращайтесь!
Мы предоставляем консультационные услуги.
В своей сфере - мы лучшие, благодаря богатому опыту.
Получить консультацию