1С:Документооборот – это программа для управления проектной документацией.

• 02.авг.2019

Ведение документации на предприятии – сложный и ответственный процесс. Если организация крупная и ежедневно приходится работать с большим объёмом документов, есть смысл задуматься об автоматизации. 1С:Документооборот – программа, созданная, чтобы облегчить жизнь руководителям и сотрудникам предприятий, включая строительные компании.

Стандартная организационная структура подразумевает наличие целого отдела или, как минимум, секретаря, который и занимается всей бумажной работой. Он систематизирует, анализирует, редактирует документы. Среди них бухгалтерские, коммерческие предложения, письма, приказы и другие не менее важные файлы.

Уследить за огромным потоком информации тяжело, и это иногда приводит к упущениям: часть писем и предложений остаётся без ответа, не все письменные распоряжения руководства доходят до адресатов.

Строительная компания – предприятие, где многое зависит от того, насколько грамотно выстроена работа с документами. 1С: Документооборот эффективно решает сразу несколько задач, стоящих зачастую перед целым отделом профессионалов.

Программа разработана специально для предприятий и прекрасно подойдёт для управления проектной документацией. Для строительных компаний это один из основных типов документов, с которыми работает большое количество сотрудников. Программа позволяет работникам организации получать своевременный доступ ко всем необходимым для их деятельности файлам. Единое информационное пространство служит связующим звеном между разными отделами организации.

Объёмы документов в строительных фирмах подчас колоссальны: это чертежи, копии документов, договоры об оказании услуг, графики, наряды и отчёты. Чтобы не содержать огромный архив, его можно полностью или отчасти перевести в электронный формат. Для этого необходимо хранить их в одном из поддерживаемых программой форматов. Так риск того, что в работе будет использована недостоверная информация, значительно снижается.

Единые правила работы с документами, которые устанавливаются с помощью программы, снижают время обработки информации. При этом качество растёт: работники внимательнее относятся к конкретизированным задачам. Меньший процент обращений теряется. Стандартизированные формы упрощают и ускоряют сбор первичной информации.

- Создавать карточки договора, в которых содержится вся необходимая для работы информация;

- Согласовать документацию в определённой последовательности или произвольном порядке, предварительно выбрав согласующих;

- Передавать документы на подписание удалённо с помощью электронной цифровой подписи, тем самым сокращая расход рабочего времени;

- Контролировать процесс исполнения договора, систематизируя все сопроводительные документы;

- Использовать журнал передачи для отслеживания состояния конкретного документа, выданного сотруднику на руки;

- При необходимости продлевать действие документов, если оно подходит к концу. Можно настроить и автоматическую пролонгацию;

- Прописывать все нюансы расторжения договора, включая дату, контрагента и документ, которым он был расторгнут;

- Анализировать работу по договору исходя из хранящейся в системе информации;

- Подписаться на уведомления и в установленные сроки получать на электронную почту уведомления обо всех значимых событиях, связанных с документами.

Это программа для ведения проектной документации, способная упростить рабочий процесс в строительной организации. Внедрив её в своей компании, руководитель сможет снизить расходы на контроль за документооборотом, а также существенно повысить эффективность работы штатных сотрудников. Учёт, редактирование, систематизация и анализ документов в строительной компании станут значительно проще.